文書管理は企業を高めるための大事なことであり、便利にスムーズに使えて管理が必要なく、セキュリティリスクが低いサービスが理想となります。

鈴与の文書情報管理は、クラウドにて文書の情報やPDFなどのデータを登録や保存して管理し、必要な時に確認したい情報の検索や閲覧ができる文書管理システムです。
文書管理の導入から運用までトータルサポートしてくれるので、このようなサービスに慣れていない方でもスムーズに使うことができます。

鈴与の文書情報管理とは

文書管理に特化した機能を搭載しているサービスであり、電子契約締結機能などの様々な便利な機能が搭載されているクラウド型の文書管理システムです。
文書の管理台帳と原本、データの3つのシステムをひも付けした管理が可能であり、必要の際に必要な情報を検索・閲覧することができます。
システムの管理ができることにより、複数拠点や複数人数での情報共有が可能となります。
様々な問合せなどの対応の低滅へとみちびき、業務の軽減へとみちびきます。

鈴与の文書情報管理の特徴

鈴与の文書情報管理の3つの特徴を、ご紹介します。

・様々な種類の文書管理ができる
許認可書類や契約書などの、様々な企業の重要文書の管理ができます。
必要な時に必要な情報を閲覧・検索が可能となり、文書発生から廃棄までのプロセス管理もできます。

・電子契約も利用可能
電子契約締結機能を備えており、書面契約と電子契約の2つの契約を1つのシステムにて管理することができます。
文書保管期限から契約書などの契約期日管理のサポートお知らせメール機能があり、処理漏れ防止とすることができます。

・複数拠点や複数人での情報共有ができる
システム管理により、複数拠点や複数人での情報共有ができます。
そのため、いつでもだれでも瞬時に必要な時に必要な情報を手に入れることができます。
誰でも必要な情報入手ができるので、部署からの問い合わせが減り、業務効率化へとみちびきます。

鈴与の文書情報管理の様々な機能のご紹介

・電子契約締結機能
Web上で電子文書を交換して署名することにより、契約締結とすることができるクラウド型の契約締結機能です。
会わずに契約ができ、電子書類として保存もできます。

・管理台帳・管理項目設計機能
文書管理にてお客様がご利用したい必要な項目を選んで、登録や照会、管理することができます。
必要項目のみの表示が可能であり、使いたい項目を自由に設計することができます。
設計は初期導入の際に打ち合わせを行うので、お客様が使いやすい内容に設定して便利に使うことができます。

・全文検索機能
台帳に登録している内容により、検索することができます。
正式名称が何なのかわからない場合でも、平仮名なのかカタカナなのか不明解な場合でも、キーワード検索することが可能です。

・更新期限お知らせメール機能
メールによって、更新期日をお知らせしてくれる機能です。
最大10件のメール送信先の登録が可能であり、予告と警告の2回のメール送信をすることができます。

・ファイル添付機能
添付書類や文書スキャンしたデータなどを、台帳情報と一緒に管理が可能となります。
PDFやワード、エクセル、JPEGなど、様々な添付データがご利用いただけます。

・登録会社名一括変更機能
システム登録した登録会社や部署の変更やなど、内容の一括変更ができます。

・改版履歴検索・管理機能
最新版から過去に登録した内容により、改訂版の履歴検索や管理ができます。
検索は、相手先の過去の名称や旧部署名などの古いデータであっても可能です。

・依頼時承認機能
オンデマンドや文書原本の閲覧にてスキャンニングサービスをご利用する場合に、上長の承認を受けることにより情報漏えいや不正利用を防ぐことができます。

・操作履歴照会機能
利用者のシステム操作を、操作履歴としてすべて残すことができます。
不正利用と譲歩漏洩の抑止と、万が一の場合は追跡をすることもできます。

・安心のセキュリティ
作業を行うドキュメントセンターは、指紋認証装置とICカードでの入退館管理と24時間監視カメラシステムなどの様々なセキュリティ管理により、万全なセキュリティ体勢となっております。
そのため、安心してご利用ができます。

この他にも、便利で効率的なサービスや機能が満載です。

鈴与の文書情報管理のご利用料金

記載がなく、お問い合わせとなります。

鈴与の文書情報管理の導入時のサポート

記載はありませんが、導入の際にニーズに合わせた設計としてくれるので、わかりやすい導入とすることができます。

〇導入実績

・上智大学
・カルソニックカンセイ株式会社
・日本郵船株式会社
・バリューコマース株式会社
・株式会社万城食品
・株式会社日専連静岡
・赤帽首都圏軽自動車運送協同組合
・静甲株式会社

メディア掲載

記載なし

会社概要

会社名 鈴与株式会社
住所 静岡県静岡市清水区入船町11-1

代表取締役 会長 鈴木与平
設立 1936年
資本金 10億円