最近になって、頻繁に耳にするRPAという言葉はご存知でしょうか。
RPAは「ロボティック・プロセス・オートメーション」の略で、その名前の通り、人の代わりにロボットが多くの業務を担ってくれるシステムのこと。
このような話と聞くと、次のような印象を持つ方も多いでしょう。
「大企業でしか必要とされていないから、我が社には関係ない」
「うちの業務は特殊だから導入はむずかしいだろう」
たしかにそんな先進的なシステムとなると、だれもが懐疑的になるものです。
ですが本当にそうなのでしょうか。
現在ではあらゆる業界で、慢性的な人手不足や生産性の低下の解決が課題となっています。
そのひとつの可能性がPPAであり、中小企業ほど活用するべきシステムなのです。
きっと多くの疑問があると思いますが、まずはこの記事を読み、RPAの基本的な内容をかんたんに知ってください。

今すべての業界で注目されるRPAとは

RPAとは、人に代わって業務をこなしてくれる「業務自動化」を実現するソフトウェアのことです。
多くの企業の課題である、生産性の向上に大きく貢献すると期待されています。
現在はまだ黎明期ではありますが、数年のうちには当たり前のシステムとして、普及するはずです。
これは特定の業界に限定されたことではなく、すべての業界で必要とされていることから、あらゆる企業で積極な採用が進むのは必然。
それほど画期的なシステムであり、これまではシステムシステムによる代替ができなかった、ホワイトカラー層が担う業務に大きなインパクトを与えるもの。
つまりロボットが、新たな労働者として活躍する世の中が、すぐそこまで来ているということです。
このような仮想の知的労働者は「デジタルレイバー」と呼ばれ、単純に人員を増加するよりもコストメリットがはるかに高いところに注目してください。
決して人の仕事を奪うものではありませんが、365日24時間、低い単価で大量の業務をミスなく続けられるデジタルレイバーは、企業にとって欠かせない労働力となるでしょう。

RPAはホワイトカラーの業務を自動化するソフトウェア

RPAはいわゆるホワイトカラーと呼ばれる、頭脳労働者の仕事を自動で代行するシステムです。
ホワイトカラーとして働く彼らの本来の仕事は、考えることであり、外で顧客と会うことであり、より生産的な活動に時間を使うこと。
しかし現在は、多くの人たちが、報告物や入力作業などの生産的ではない仕事を強いられており、これが生産性を下げている要因となっています。
かつてのブルーカラーと呼ばれる労働者たちの業務は、作業ロボットが代行するようになり、現在ではほぼ普及し尽くしたといってもよいでしょう。
戦後の時代に、日本が世界の工業分野で台頭してきた理由は、早期から正確で安全な作業ロボットを採用したからにほかなりません。
もちろんトヨタ式を代表とする、日本人ならではの合理的で繊細な仕事の感覚も関係しているはずですが、作業の自動化が大きな武器となったことに違いはないでしょう。
頭脳労働者の仕事は、これまで自動化がむずかしいとされていましたが、ようやく実現されつつあるのです。

世界的にも低い国内企業の生産性

日本のGDP(国内総生産)は、世界で第三位です。
これだけを見ると、生産性が高そうに感じてしまいますが、1人あたりのGDPに換算すると2017年の段階で25位と、先進国の中でもかなり低いことがわかります。
2000年ごろまでは2位であったことを考えると、年々日本の生産性が落ちているのは明白。
その理由には、経済状況やいろいろな要因がありますが、企業単位で考えられる理由として、マネジメントの問題が挙げられます。
法律や市況などの影響から、業務内容は年々刻々と変化しているのにもかかわらず、マネジメントの手法は昔とほとんど変わらないまま。
業務フローなども最適化されておらず、実績や評価に結びつきにくい大量の業務を、社員が必死になってこなしているのが実情でしょう。
実績が上がらないから評価が上がらない。評価が上がらないからモチベーションも続かない。
こんな負の連鎖に陥る人が、世の中に一体どれほどいることでしょう。
このような状態が続けば、国をあげて掲げられている「働き方改革」を実現することが、かなりむずかしいことは明白。
だからこそ根本的に変えなければならず、社員が実績に結び付く業務に集中してもらうことが大切なのです。

厚生労働省・働き方改革の実現には不可欠

2018年6月29日に、働き方改革関連法が可決されました。
 働き方改革は、一億総活躍社会実現に向けた最大のチャレンジ。多様な働き方を可能とするとともに、中間層の厚みを増しつつ、格差の固定化を回避し、成長と分配の好循環を実現するため、働く人の立場・視点で取り組んでいきます。

このように、人口減少が原因で起こる働き手が不足している問題や、長時間労働による過労の問題など、どの企業にも当てはまる問題は山積。
その解消のためには、女性の活躍が欠かせないことから、ITやクラウドを活用したリモートワークなど「場所による働き方の多様化」などが、ひとつの解決策として推進されています。
そして長時間労働からの解放や、より自由に余暇を過ごすための、現場で働くスタッフの「生産性の向上」に期待が寄せられているのがRPAです。
システムの導入となると、多くの中小企業の担当者は身構えてしまいますが、現在の売上を維持したまま、社員の残業時間などを削減することは可能でしょうか。
おそらく多く場合、むずかしいのが実情のはず。
そのためにも中小企業にこそ、RPAの必要性が高まっているのです。
もちろんRPAは、労働時間を減らすだけではなく、人手不足の問題を解消するためにも、大いに力を発揮します。

日本の人口は減り続ける

日本の労働力人口は、1995年(平成7年)に8,000万人とピークを迎えましたが、その後は減少を続けています。
このままでは、2060年の労働力人口は、ピーク時の半分である4,000万人になる見込みです。
現在でも急激に人口は減っており、求職者が集まらずに求人担当者が苦慮しているのは、当然のことだといえるでしょう。
この問題を解決するためには、新しい労働力を採用して育てつつ、現在の業務を見直して社員一人あたりの生産性を高めるしかありません。
そのための方法には、いくつもの選択肢があり、業務フローの見直しといったシンプルなものから、効率化を推進する業務システムなどもあります。
しかしどちらにも限界があり、労働力不足の決定的な解決にはなりません。
そしてこの問題を解決するために、最も現実的な手段が「人がしなくてもよい、単純で大量の業務をロボットに一任する」RPAという選択なのです。

RPAでできること

RPAには「人がやっているどんな業務でも自動化できる」とイメージを持つ人は少なくないようです。
ですが実際には、RPAには得意な仕事と苦手な仕事の2種類があります。
そのため自社への導入には「社内のどんな業務を任せられるのか」について、長い期間をかけてしっかりと検討する必要があるでしょう。
社内で生産性が課題となっている業務に、もしRPAが得意とするものがあるのなら、採用することで想像よりも遥かに高い費用対効果を生み出す可能性があります。
反対に社内での検討やディスカッションが足りずに、RPAが苦手とする業務に採用してしまった場合、思い描いたような効果は発揮できません。

RPAは人と同じようにパソコンを操作してくれる

RPAの特徴は「人がパソコンを操作する工程をそのまま実行できること」です。
これまでのソフトでは実現できなかった、マウス操作やソフト間でのデータのやり取りなども、人が操作するのと同じように実行できます。
しかも専門のプログラマーではなく、現場で働く社員がロボットを作成して管理することも可能。
RPAが革新的だと期待されている理由はここにあります。

RPAが得意な仕事

RPAが得意な仕事を、一言で表すのなら「シンプルな仕事」です。
おそらくどんな企業にも、課題となっているシンプルかつ大量の仕事があるのではないでしょうか。
RPAはそんな仕事に向いています。

単純・大量・反復する作業

単純で大量の作業を繰り返す作業は、RPAが最も得意とする業務です。
休憩時間も必要なく、必要なときに必要なだけ、正確でミスなく業務を代行してくれるため、社員は本来の生産的業務に集中できます。
たとえば業務システムやウェブから抽出したデータを、コピーしてエクセルに延々と貼り付ける、といった業務は一つひとつで見るとかんたんです。
ですがこのような業務は、大量に反復する必要があるため、どれだけ慣れた人でもかならずミスが出ます。
そうなるとミスをした場所を探し、修正するために、さらに多くの時間が奪われるという悪循環に。
ほかにも単純作業を繰り返していると「仕事をやっているつもり」になりやすいことも、生産性を低下させてしまう原因です。
RPAはこのような問題を解決します。

RPAが向いている大量に発生しやすい業務

• 見積作成
• 売掛・入金確認
• 買掛・支払確認
• 資産管理
• 勤怠チェック
• 定例のレポート作成
• 競合サイトのデータ収集
• 受注処理
• 請求データの入力
• 経費精算処理
もちろんこれはごく一部の業務。
実際にはより多くの業務をRPAで自動化できるはずです。

RPAが苦手な仕事

RPAは企業にとって、とても強力なツールですが、どんな仕事でも任せられるわけではありません。
得意な仕事があれば、反対に苦手な仕事もたくさんあります。

判断が必要な作業

RPAは設定した、単純なフローを大量に繰り返すことは得意ですが、ロボットですから判断ができません。
そのため例外的な処理が発生すると、その時点で動作が止まります。
もちろん条件を設定することで、ある程度のパターンはセットできますが、それでも限界があるのです。

複雑なフロー

RPAは、1つの業務にいくつものプロセスが必要となる、複雑なフローが苦手です。
プロセスが多くなればなるほど、条件の変更・仕様の変更・例外処理が増えてしまうことに。
そうなると変更や例外が発生するたびに、ロボットの修正を行わなければならず、結果的にRPAを導入する前よりも、かえって負担が増えてしまうこともあるでしょう。
そのため複雑なフローにRPAを活用する場合、途中で人が介入し、半自動で運用することで、業務負担の軽減が実現できる可能性があります。

業務を単純化することでRPAに任せられる

RPAはロボットですから、あらかじめ設定した条件でのみ動作します。
いくつかのパターンをセットできるとはいえ、複雑な業務はどうしても苦手なのです。
しかしフローを見直して単純化することで、RPAに代行してもらうことは十分可能。
むしろ多くの企業では、本来シンプルであるはずの仕事が、何かしらの理由により複雑化されてしまっているパターンはよくあります。
そのためRPAの導入を検討する機会に、業務フローを見直すことも生産性を高める施策になるでしょう。

頻繁に内容・仕様が変わる業務

RPAは、業務内容自体が頻繁に変わる業務も苦手です。
業務内容が変わるたびに、ロボットの動作に変更を加えなければならず、現場の負担を減らすどころか増やしてしまう結果になりかねないでしょう。
内容が変わりやすい仕事に、RPAの導入は向いていません。

RPAはプログラムを知らなくても使える

RPAが革新的である理由のひとつに、プログラミングがわからない現場の社員でも、直感的な操作でロボットの作成・管理できることです。
マウスの操作を記録する録画方式や、設定画面でドラッグ・アンド・ドロップ、ちょっとした数値の入力だけで設定が可能。
もちろん操作を覚えるまでには、研修や学習を受ける必要はあります。
それでもわずかな時間の学習で、現場の担当者がロボットを作成できるのは、画期的だといえるでしょう。
あくまで主役は、現場で働く一人ひとりの社員であり、その社員が自発的に管理してもらうことが効率化に直結し、生産性の向上につながります。

現在使っているソフトがそのまま使える

RPAがほかの業務自動化システムと違うのは、人が行うマウス操作やショートカットコマンド、入力などをそのまま実行できること。
つまりそれは、現在使っているソフトがそのまま使えるという意味でもあります。
どれだけ優れたシステムでも、使い慣れたソフトやシステムまで一新とするとなると、コスト的に採用は困難でしょう。
ですがRPAは、今も利用中のエクセル・ワード・インターネットブラウザ・会計ソフト・基幹システムなどの使い慣れたソフトを、そのまま動かせます。
これまで主流であった業務支援システムの場合は、連携・利用したいソフト側にAPIがなければ連携はできませんでした。
もちろんベンダーによっても異なりますが、現在の環境をそのまま活かせることが、これまでの業務ソフトとの違いであり、RPAの強みなのです。

RPAは生産性を劇的に高められる

RPAには苦手な業務があるものの、使い方次第では考えている以上にできることが多く、社内の生産性を劇的に高められます。
社内で十分話し合い、ディスカッションをおこなうと、多くの業務がRPAで代替できることに気づくはずです。
はじめのうちは、社員からの抵抗も受けることになるかもしれません。
ですが自分が本来しなければならない、評価につながる業務に集中できることに気づいてもらえば、理解が得られるはずです。
そして社員全員が、本来やるべき業務に注力することで、生産性はかならず上がるでしょう。

RPAは社員の仕事を奪わない

RPAの導入の検討に入り、社員と話し合う段階までくると、おそらく反発する人も出てきます。
だれもが自分の仕事にはプライドを持っているもの。
「自分の仕事が奪われる」
「自分の仕事は機械にできるほど単純ではない」
こんな思いから、導入に協力してもらえないこともあるでしょう。
ですがRPAは、社員の仕事を奪い、存在を否定するものでは決してないのです。

人が複数のロボットを監督するイメージを持つ

人とRPAの関わり方は「人がロボットを監督する」と考えるといいでしょう。
またはそれぞれの社員の下に「面倒な作業を代わりにやってくれる、素直な部下ができた」と考えるのもよいかもしれません。
ロボットは素直にたくさんの作業を代行してくれますが、時にはエラーで動かなくなることや、業務内容が変わると変更などが必要。
つまりロボットのフォローをしてあげることが、社員としてのひとつの仕事になるということです。

人でなければできない本来の仕事に注力できる

自分の代わりに、面倒な業務を引き受けてくれるロボットの部下ができれば、社員は会社の利益を生むための仕事に集中できます。
新しいアイデアを出すことや、無駄をなくすための業務、新しいリード顧客の開拓、頻繁に会うべき得意先への訪問など、人でなければできない仕事があるはずです。
RPAでもできる単純作業は生産性が低く、評価されにくい業務ですが、人でなければできない仕事は、利益を生み出す生産性の高い業務で評価にも直結します。
これがRPAで実現できる、会社として本来あるべき姿といえるのではないでしょうか。

RPAの導入で広がるビジネス

RPAの導入は、ネガティブな問題を解決するだけではありません。
新しいビジネスを生み出すチャンスにもつながります。
• 社員の拘束時間の圧縮によるモチベーション向上
• 業務量の増加
• コスト削減による価格競争力の増大
• 人手不足の解消による新規案件の獲得
• 業務品質の向上による顧客満足度の改善
RPAの導入には、問題を解消することばかりがクローズアップされますが、じつはポジティブな効果も非常に多いのです。

RPAの3つの種類・タイプ

RPAには3つの種類があり、目的・予算・業務内容・配備されているパソコンにより、選択肢が変わります。
1. オンプレミス型(サーバー型)
2. クラウド型
3. クライアント型
それぞれ特徴とできることが異なるため、違いを知っておく必要があるでしょう。
もちろん特徴だけではなく、金額や仕組みもまったく違います。

①オンプレミス型(サーバー型)

項目 概要 その他
セキュリティ 高い 自社に設置するためセキュリティは高い
ロボットの数 ほとんど無制限 動かすロボットの数が多いほどコストは下がる
利用できるOS Windows  
費用 イニシャルコストが高い 大規模な導入に向いている
セキュリティも高く堅牢だが予算が高い

オンプレミス型は、RPAシステムを動かすサーバーを自社に構築し、そこで一括でロボットの管理・動作を行うタイプです。
たくさんのロボットを作成できるため、大規模な導入に向いています。
またセキュリティも比較的高いため、重要事項を扱う作業をロボットに任せる場合は、必然的にオンプレミス型となるでしょう。
ただし社内に大規模な設備を構築しなければならず、その分導入にかかるコストも高くなります。

②クラウド型

項目 概要 その他
セキュリティ 普通 クラウド上の外部サーバーから動かすため、重要事項の取扱には向かない
ロボットの数 制限あり 動かすロボットの数が多いほどコストは上がる
利用できるOS Windows・Mac Macでも利用可能
費用 規模が大きくなるほどコストが上がる スモールスタート向け

クラウド型は、RPAを提供するベンダーのサーバーを利用するタイプです。
そのため導入が比較的かんたんであることが最大のメリットでしょう。
また専用のブラウザを使って動かすタイプが多く、Windows環境だけではく、Mac環境にも対応できることも魅力です。
ただしコストはロボットの数だけ増えていくことが多いため、規模が大きくなり過ぎると、オンプレミス型よりも高くなってしまうこともあります。

③デスクトップ型(クライアント型)

項目 概要 その他
セキュリティ 高い クライアントPC毎にインストールするため比較的堅牢
ロボットの数 制限あり クライアントPCのみ
利用できるOS Windows  
費用 比較的コストは安い スモールスタートに最適

デスクトップ型のRPAは、インストールしたPCのみで利用するタイプです。
そのためセキュリティは比較的安全。
ほかのタイプと違うのは、ロボットを操作している間は、人が操作できないことです。
そのためロボット専用のPCを準備する必要があるかもしれません。
また導入のハードルも、低めとなっているのが最大の特徴。
WinActor(ウィンアクター)が、このデスクトップ型のRPAとして知られています。

RPAとRDAの違い

RPAとよく似た用語に、RDAがあります。
RDAとは「ロボティック・デスクトップ・オートメーション」の略で、デスクトップで動くシステムです。
つまり端的にいうと、デスクトップ型(クライアント型)のRPAと本質的には同じもの。
サーバー型のRPAと区別するために、デスクトップ型をRDAとして呼び分けることがあるのです。
どちらもロボットによる業務の自動化をするためのシステムで、できることもほとんど同じ。
もちろんサーバー型なら、複数のロボットを連携させることができますが、RDAで複数のロボットと連携させる場合は、システムをインストールしたPCが複数台必要です。

RPAとAIの違い

RPAとAIは混同されやすいですが、まったく違うものです。
RPAは人の業務をそのままトレースさせて、自動化させるためのシステムのため、ロボットは指示に従うだけで判断はできません。
対してAIは大量に蓄積したデータベースから、機械そのものが学習し、自ら判断をして出力できるシステムです。
現時点では、RPAとAIは別のものですが、今後は技術が進むことでRPAにAIの機能が追加され、ロボット自身が最適な判断ができるようになるとされています。

RPAの未来とクラス

現在RPAは黎明期といってもよいでしょう。
業務自動化の概念から一歩進み、ようやく普及しはじめた段階です。
国内ではこれからが普及のスタートといえますが、すでに海外ではかなりの普及が進んでおり、今後は段階的にクラス1からクラス3へ向かって、AIが搭載されていくことでしょう。
ここでRPAの未来である、各クラスについて解説をします。

クラス1:RPA(業務プロセスの自動化)

ここまでで説明してきた狭義の意味でのRPAです。
あらかじめ設定された通りの動作を、高速かつ正確に繰り返すことができます。
また複数のアプリを横断できることから、かなりの業務の自動化が実現可能です。

クラス2:EPA(より強力な業務プロセスの自動化)

RPAに機械学習を搭載し、より強力な業務支援を実現したものがEPA(Enhanced Process Automation)です。
EPAでは、定型化されていない自由な文章を読み取ることが可能で、その内容から自ら判断して業務プロセスを自動化。
現時点でも、一部の企業が開発するRPAにはEPAに近い機能が、実験的に搭載されて実現されています。

クラス3:CA(認知の自動化)

EPAの進化がさらに進むと、蓄積したデータをディープラーニングにより学習し、自ら考えて成長するシステムへと移行します。
これをCA(Cognitive Automation)と呼び、RPAは最終的にCAへ向かって進化を続けるのです。
とはいえ、一般企業にどこまでのシステムが導入されるかは不明で、直近では大企業などの大きな組織での活用に留まるでしょう。
ですが将来的には、より身近となり、中小企業の業務を支える存在として、導入される日が来るのかもしれません。

RPAを提供する代表的なベンダー

• AIタスクロボ/ネットスマイル株式会社
• Automation Anywhere Enterprise/株式会社日立ソリューションズ
• Autoブラウザ名人/ユーザックシステム株式会社
• BizRobo!/日商エレクトロニクス株式会社
• BizteX cobit/Biztex株式会社
• Blue Prism/Blue Prism株式会社
• HRRobo For SAP HCM/株式会社オデッセイ
• iPas/株式会社デリバリーコンサルティング
• Job-Robo!SBIトレードウィンテック株式会社
• NEC Software Robot Solution/日本電気株式会社
• NICE APA/株式会社アイティフォー
• OCEPAVISTAS/株式会社大崎コンピューターエンヂニアリング
• Pega RPA/ペガジャパン株式会社
• RoboStaff/株式会社Sporout up
• Robotic Crowd/株式会社チュートリアル
• SyncRoid/ソフトバンク株式会社
• UiPath/UiPath株式会社
• Verint RPA/ベリントシステムズジャパン株式会社
• WinActor/NTTアドバンステクノロジ株式会社
• WorkFusion RPA Express/WorkFusion

RPAの費用

RPAの費用は、利用するベンダーや導入を依頼する企業などによってもまったく異なるため、明確な費用の算出はなかなかできません。
導入時の費用は、大きくわけるとつぎのような項目に発生します。
• 初期費用
• ライセンス料
• 設計料(オンプレミス型の場合)
• サーバー構築料(オンプレミス型の場合)
• 保守費用
• etc,
オンプレミス型・クラウド型・デスクトップ型でまったく異なりますが、おおまかな費用はつぎのとおり。
• オンプレミス型 … 数百万円〜1,000万円超/年
• クラウド型   … 10〜20万円/月
• デスクトップ型 … 100〜200万円/年
もちろんカスタマイズや保守、コンサルティングまで含めると、金額はかなり上下すると考えてください。
どの業務にどれくらいの規模のRPAを導入するかを考えて、各ベンダーに見積もりを依頼してみましょう。
実際に会社へ来てもらい、デモレーションや説明を受けると、さらに自社に導入した場合のイメージができるはずです。

RPAの導入をだれに依頼するか

実際にRPAを、本格的に検討する段階まで来ると、どのベンダーに依頼するかの選定に入ります。
RPAの導入は、ベンダーへ直接依頼するのがよさそうだと感じますが、代理店やコンサルティング会社を通す方がよい場合もあります。
導入時の金額はもちろんですが、導入から業務フローの改善を含めたサポート体制などを含めると、結果的に金額を抑えられ、費用対効果が高くなることも。
ある程度ベンダーの絞り込みができていたとしても、機能や金額、導入時のサポートまで比較・検討する必要があるため、数社から話を聞くことをおすすめします。
• 会社の導入計画を深く理解し寄り添った提案をしてくれているか
• 問題に対して適切な改善案を提示してくれているか
• 質問に対して的確な返答があるか
• これまでに導入実績はあるか
• 納期は間に合いそうか
一例ではありますが、このような評価をもとに、依頼する事業者を慎重に検討しましょう。
どの事業者へ導入を依頼するかは、RPAのスタートを成功させるうえで、ベンダーの選択と同じくらい大切なことです。

*WinActor®はNTTアドバンステクノロジ株式会社の登録商標です。