業務自動化JPとは

最近になって、頻繁に耳にするRPAという言葉はご存知でしょうか。
RPAは「ロボティック・プロセス・オートメーション」の略で、その名前の通り、人の代わりにロボットが多くの業務を担ってくれるシステムのこと。
このような話と聞くと、次のような印象を持つ方も多いでしょう。
「大企業でしか必要とされていないから、我が社には関係ない」
「うちの業務は特殊だから導入はむずかしいだろう」
たしかにそんな先進的なシステムとなると、だれもが懐疑的になるものです。
ですが本当にそうなのでしょうか。
現在ではあらゆる業界で、慢性的な人手不足や生産性の低下の解決が課題となっています。
そのひとつの可能性がRPAであり、中小企業ほど活用するべきシステムなのです。
きっと多くの疑問があると思いますが、まずはこの記事を読み、RPAの基本的な内容をかんたんに知ってください。

業務自動化JPが選ばれる3つの理由

  • 探せる

    ツール選定後に、もっと良いツールと出会ったといった後悔はありませんか?選定後に自社にもっとあうツールに出会ったとき、正直困りますよね。

    業務自動化JPでは、毎日最新のツールの情報を収集し、ぬけがないようになるだけ多くのツールを掲載しています。それによって、ツール選定時に致命的なぬけ漏れを防ぎ、スムーズな比較検討が可能になります。ツールは使わなければ意味がありません。そのため、価格だけではなく、サポート体制や他ツールとの連携などから探すことが大変重要と考えます。

  • 聞ける

    ある程度ツールは選択できたけど、担当の営業マンは良いことしか言わないから選びようがないといった経験はありませんか?

    業務自動化JPでは、マルチベンダーを扱う独立系の立場からカスタマーサクセスを優先して、最も良いツールを選択していただくべく、おススメをご提案させていただきます。また、自社の課題について、どのITツールが良いのかさっぱりわからない!という場合にも対応いたしますので、まずはお問い合わせください。業務改善にあたり優先順位が重要と考えております。そこの部分のヒアリングからさせていただきます。

  • 使える

    ツールを購入したものの、最初の導入後だんだん使われなくなり社内で放置されているツールはありませんか?ツールを導入したもの、担当者が辞めてしまったり、ツール連携の部分がうまくいっていないことから、自動化ないし半自動化になっておらす、その結果、現場の負荷が増えてしまっているケースはとても多く見受けられます。

    業務自動化JPでは、ツール単体ではなく業務を連携させるにはどのようにツールを使えばよいのかといった相談や社内のリソースを割かずに、運用チームとしてまるっとアウトソーシングで対応することが可能です。ツールの連携で、この部分さえ解決すれば自動化できるといったご相談もお受けしておりますので、お気軽にご相談くださいませ。

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ホワイトカラーの業務をRPAで自動化する

2018年6月29日に「働き方改革関連法案」が可決されたように、日本国内でも労働についての見直しが進んでいます。先進諸国と比較すると、生産性がとても低いとされており、しかも人口の減少に歯止めが効かず、働き手不足が慢性化しつつあるのです。ですが企業は売上を確保しなければならず、少ない人数で長時間の労働をすることでカバーしていたのが実情。それも限界に近づきつつあり、その解決策として注目を集めているのが「RPA」です。

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生産性が劇的に向上!話題のRPAとはなにか

RPAとは「ロボティック・プロセス・オートメーション」の略で、「ロボットによる業務の自動化」のことです。ホワイトカラーの労働者が担っていた、事務や入力作業などをロボットで自動化できるソフトウェア。これまでブルーカラー労働者が担っていた業務は、機械やシステムでオートメーション化されてきましたが、ホワイトカラーではむずかしいとされていました。

その理由はさまざまな帳票・ソフトなどを横断しながらの作業が必要なため、ロボットで自動化するのに複雑過ぎる業務だと考えられていたから。技術の発展とともに、スプレッドシートなどのソフトウェアも進化し、マクロ機能などの搭載で、ある程度の自動化は進みました。 それでも人が操作しなければならない業務は今でも多く、自動化には限界があったのです。ですがRPAは、人が操作するのと同じようにマウスカーソルを動かし、さまざまなアプリケーションを横断しながら業務をこなします。その様子は、まるで本当に人間がパソコンを操作しているようにしか見えません。

デジタルレイバー(仮想知的労働者)が活躍する世界へ

RPAはこれまでは人が担っていた複雑な業務をこなせることから、デジタルで仮想の知的労働者とも考えられます。そのため「デジタルレイバー(仮想知的労働者)」とも呼ばれ、今後は世界中で活躍することになるでしょう。

たとえば「ウェブから特定の情報をコピーし、社内のシステムにペーストする」といった反復する仕事で手が埋まっていませんか?このような業務も、「どのアプリケーションを起動させるのか」「どの場所の情報をコピーするのか」「どこにペーストするのか」など、RPAにあらかじめルール化することで自動化が可能です。

人はすばらしい能力を持っていますが、正確で大量の業務をこなすことには限界があります。おそらくどのような会社でも、このように直接的には価値を生み出さない業務に、多くの時間をかけているのではないでしょうか。これが生産性を低下させている原因です。直接的に価値を生み出さない仕事は、デジタルレイバーに任せ、人はより付加価値を生み出す仕事に注力する。これが近づきつつある未来の姿なのです。

なぜRPAが注目されているのか

RPAが今注目されている理由は「働き方改革」を推進できる力がある、と考えられているからです。これまでのソフトウェアでは、整理・構造化されたデータを対象とし、それを高度にデータ処理するものでした。それぞれの業務に特化し、APIなどを除けば、横断した処理はできなかったのです。

ですがRPAは画像や文字などの、構造化されていないデータをも対象として、しかも容易な操作で処理できます。これまでのソフトウェアでは、プログラミングの知識がなければ、開発はできませんでしたが、RPAであれば現場のスタッフでも開発が可能。つまり業務フローを理解している現場のスタッフが、比較的かんたんにロボットを作成し、業務を自動化できるのです。社内のシステムやオフィスソフトウェアの操作を、人に代わって作業できるメリットは計り知れません。RPAの普及が進めば企業全体で生産性を高められるはずです。

日本国内で急速に広まるRPA

業務自動化_1
日本国内でも2016年ごろから、多く業種でRPAの導入がスタート。とくに金融・保険関連の業界では、書類の処理やデータ入力などの、いわゆるバックオフィス業務がリソースを圧迫していました。非常に細かく業務が分かれていることから、システム化することができずに、人がやらなければならない状態が続いていたのです。 そこで注目を集めたのがRPAだったというわけですね。金融・保険業界では、顧客の契約や支払いに関わる処理にミスは許されず、しかもその量は莫大です。

そのために多くのリソースを投入しても、人が処理する以上、かならずミスは起こります。ですがRPAは、あらかじめ設定した条件分岐などのルールに従って業務を自動化できるため、正確かつ人の何倍もの速度で業務が可能。

疲れやヒューマンエラーによるミスも一切なく、正確かつ高速で業務をこなせるのです。その分人件費の削減や、より価値を生むための部署への配属など、資源の再配布が可能。金融・保険業界でのRPA導入が成功したことを皮切りに、あらゆる分野でRPAの導入が進むきっかけとなりました。

将来的には200万人分以上の労働力が、RPAに置き換えられると考えられています。常に不足している労働力の代替として、現時点で最も注目しておくべき解決策です。RPAの市場規模は毎年数倍以上で伸びており、新たな労働力として、この流れはより加速していくでしょう。

RPAで自動化しやすい業務

  • 単純で大量の業務
  • イレギュラーのない業務
  • 判断の必要がない業務
RPAで自動化しやすい業務は、ある程度決まっています。このような業務はRPAがもっとも得意とする分野。明確にルール化できる作業は、RPAに代替してもらうのに最適です。 判断基準が明確でシンプルな業務の集まりなら、ルール化しやすいでしょう。

人のように疲れや判断ミスをすることなく、24時間365日休みなく、正確かつ高速に大量の業務をこなせます。ほとんどの企業で、RPAで代替できる業務があり、しかもかなりの時間を取られているはず。

そのような業務をRPAで自動化できれば、利益を生むための創造的な仕事だけに集中できるでしょう。一方で人間的な複雑でイレギュラーな判断が必要な業務は、現在のところRPAでは代替が困難です。ですがAIやディープラーニングの研究が進んでいることから、将来的にはRPA自身が、業務に必要な判断をできる未来が実現されることでしょう。

RPAのメリット

RPAのメリットは、次の通りです。

  • 業務の効率化ができる
  • 業務の品質を向上させられる
  • 人事と労務問題を解消
  • 人件費の削減と価値の創出
  • 企業ブランディングの向上
これまでの業務システムでは、導入費用が非常に高額で、しかも柔軟に対応しながら扱うためにはプログラミングの知識が不可欠でした。ですがRPAでは、直感的な操作でのため、レクチャーを受けて、ある程度経験を積めば誰にでもロボットの作成が可能。 計画的にロボットを作成して業務の自動化に成功すると、大幅に生産性が上がります。

しかも人手不足をカバーできるうえに、費用も安いために人件費の削減にもなるのです。またRPAの導入によって、リソースを奪うルーチンワークが自動かすると、必然的にライフワークバランスが向上します。その結果、従業員の満足度を高められるだけではなく、世間へのイメージアップにもなるでしょう。このようにRPAには、多くの企業が悩んでいる問題を解決できるメリットがたくさんあります。

RPAのデメリット

もちろんRPAにはデメリットもあります。

たとえばフローをはっきりさせていない業務を自動化させると、うまくいかずにかえって生産性を落とす危険性があるのです。ほかにもロボットの管理ができていないと、野良ロボットと呼ばれる、だれが何のために作ったかも不明なロボットが現れる問題も。だれも知らないところで、野良ロボットが動き続けることで、問題を起こす原因ともなりかねません。さらにあまりロボットだけに頼り過ぎた結果、業務がブラックボックス化し、前担当者が退職してしまう際にノウハウが失われる危険性もあるでしょう。ですがこのようなデメリットは、導入前・導入時に計画を立て、ルールを明確化することで回避できます。

RPAの種類(サーバー型RPA・デスクトップ型RPA)

RPAには大きく分けて「サーバー型RPA」「デスクトップ型RPA」の2つの種類があります。どちらもロボットを作成でき、業務を自動化できるソフトウェアには違いありませんが、規模やできることに違いがあるのです。

サーバー型RPAは、その名前の通りサーバー上で動作するため、たくさんの業務を横断的に自動化できます。すべてのロボットをサーバーで把握・監視できるため、問題のあるロボットを検知できるなど、セキュリティ面でも優れているのが特徴。高性能なサーバーで動作するため、大量のデータを高速で処理できるキャパシティもあります。

デスクトップ型RPAは、クライアントPCの上で動作します。RPAソフトをインストールしたPCのみで動作するため、自動化できるのはそのPCでできる範囲です。サーバー型RPAは大規模な設備が必要なことから、高いコストが発生しますが、デスクトップ型であれば、PC1台にインストールするだけなのでコストも抑えられます。特定の業務だけを自動化させたり、試験的に導入するのであれば、デスクトップ型RPAはよい選択肢となるでしょう。

エクセルのマクロとRPAの違いとは

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RPAと比較されやすいソフトウェアに、マイクロソフトのエクセルがあります。
エクセル内で動作する「マクロ機能」は、人が操作する動作を記録して自動で実行可能。ほかにもVBA言語でプログラミングすることで、マイクロソフトのオフィスソフトと連携でき、ある程度の業務を自動化することもできます。
ですがあくまでできるのは、連携ができるソフトウェア間のみ。そのほかのソフトや実行できることにも限界があります。

対してRPAでは、ソフトや環境に制限が基本的になく、横断的で人の操作と同じ作業が可能。あらゆる業務を自動化できる点が、マクロとの最大の違いです。またマクロはVBAなどのプログラミング言語が必要ですが、RPAではロボットを制作するための、分かりやすいツールが準備されているため必要ありません。

4段階で分かれる業務自動化の未来とは

RPAには、実現できる業務の範囲と判断のレベルを、4段階に分けることができます。レベル1は弱いRPAと呼ばれ、ごくアプリケーション単体レベルなど、ごく限られた範囲でのみ自動化が可能です。かんたんな業務の自動化に適していますが、アプリケーションを横断した自動化ができないため、とても限定的。 レベル2は強いRPAと呼ばれ、アプリケーションを横断的に自動化でき、多くのルールも適用可能。多少複雑なルールであっても、分解してフローを作り直し、単純なルールの組み合わせとすることで、ほとんどの業務に対応できます。現在のRPAは、ほとんどがレベル2ですね。
レベル3は弱いCA/IPAと呼ばれ、AIや認知技術を組み込んだ、より高度なRPAの段階です。手書き文字を認識できるまで機械学習するなど、自動化できる業務の範囲を大幅に向上させられます。 レベル4は強いCA/IPAと呼ばれ、とても強力な汎用AIとディープラーニングを活用し、人と同レベルの判断を可能にするもの。より高度な業務の自動化を実現できる、ある意味RPAの最終的な段階です。AIやディープラーニングの研究は急速に進んでいるため、今後近い将来にRPAのレベルも急速に上がると予想できます。

RPAで起こる業務自動化の未来とは

RPAはアメリカや欧州諸国で先に導入が進んでいます。日本国内でも、その流れは加速しており、2018年から多くの企業が採用を始めたためか、ますます注目を集めることに。もちろん導入したいと考える企業が増えているだけではなく、さまざまなタイプのRPAソフトウェアを提供するベンダーも増加傾向です。

帝人や電通など、膨大なバックオフィス業務を抱える企業では、RPAをすでに導入済みではありますが、今後さらに多くの業務を置き換えていく計画があるといいます。年間数万時間単位以上の業務を削減できる見込みから、それだけ事業に与えるインパクトは大きいのです。

なおRPAの恩恵を受けられるのは、大企業だけではありません。慢性的な人手不足の解消と生産性の向上が要である、中小企業でこそ導入したいシステムです。デスクトップ型RPAやクラウド型RPAなど、低コストでスタートできるため、早いうちに小規模でも業務の自動化を進めるべきでしょう。今後はホワイトカラーが抱えている、大半の単純業務がRPAにより自動化されるはずです。労働人口が年々減少している日本国内では、さまざまな業務を低コストで任せられる、RPAが救世主となるのかもしれません。

RPAはホワイトカラー労働者の仕事を奪うのか

ホワイトカラーが担っている業務の多くは、シンプルなタスクの集まりです。そのため今後RPAの進化で、多くの業務を自動化できるのは明白。そのため一部のホワイトカラー層の労働者からは、自分たちの仕事を奪うと懸念されています。実際にRPAの導入が進んでいるアメリカでの試算では、25〜50%の業務に人が関わらなくても済むという結果もあるほど。またKofax社が実施した実証実験では、保険会社のバックオフィス業務の50〜80%も削減できると試算されたそうです。

これでは多くの人が、自分の仕事奪うと懸念するのは自然でしょう。ですがブルーカラー労働者の業務は、ほとんどがシステムや機械で置き換わりましたが、それでもたくさんの人が携わっています。なぜならどれだけ業務が自動化されても、人でなければできない、より高度な仕事が尽きることはないからです。これはホワイトカラー労働者の業務でも、まったく同じことが当てはまります。生産性の低い仕事が自動化されることで、人はより価値と利益を生み出す業務へと注力できるのです。短い時間で最大限の結果を生み出せば、プライベートな時間も充実し、QOLは確実に向上するでしょう。

RPAを専門とした仕事が登場する未来

RPAの普及が進むと、RPAに関連する多くの業務が生まれるはずです。開発と研究だけではなく、設計・運用・保守など、RPAを専門とした仕事が登場するでしょう。

これはRPAのベンダーの中だけではなく、導入する側の企業でも同じです。多くの業務を担うRPAを管理し、効率化を実現するために、社内の業務を横断的に見渡せる専門家である「RPAマネージャー」が必要となるはず。このようにRPAの普及が進めば、そこに特化した職種がいくつも生まれるでしょう。

RPAとAIの関係

RPAとAIはよく比較されますが、現在ではまったく別の技術です。

ですが高度な判断ができないRPAを進化させ、人間のような判断力を持たせることを目的として、「RPAとAIの連携」が注目されています。これまでのRPAでは、あらかじめ人が設定したルールを基準に判断していましたが、AIはディープラーニングで、過去の膨大なデータなどで学習。その結果、統計的な分析から、最適な判断を自主的に行えます。

すでにRPAとAIの連携は、実験や研究がスタートしており、一定の成果を上げていることから、近い将来に実際の業務で利用が始まるはずです。今でも多くの業務を自動化できますが、AIの進化により、さらにRPAの適用範囲は広がります。

RPAと様々なシステムが連携

RPAはAIだけではなく、紙などに印刷されている文字を認識するOCR技術や、映像解析技術・音声認識技術などとの連携により、多角的な自動化の実現が期待されています。かつては精度の低かったOCR技術も、AIの登場により手書きの文字も認識できるようになりつつあるのです。ほかにも映像データや音声データを学習させることで、映像や音声から自律的に判断します。これらの技術は、すでに一部がサービス化されており、今後ますますの発展が期待されている技術です。

RPAの先にある未来とは

近年では「CPA(コグニティブ・プロセス・オートメーション)」と呼ばれる用語が認知されはじめました。

CPAとはRPAに「コグニティブ技術(認知技術)」を加えたもので、CCR・映像解析技術・音声認識技術との組み合わせがひとつの形です。まだまだ不明瞭な分野ではありますが、人に「気付き」や「認知」を与えてくれる重要な分野だといえます。ほかにも「IPA(インテリジェント・プロセス・オートメーション)」と呼ばれる言葉も聞かれるようになりました。

IPAとは機械学習から、AIが自動的に判断して業務を遂行できる技術のこと。コールセンターによる受付やチャットボット、メールなどをAIが自動的に判断して回答する、といった技術です。このようにRPAの先にある未来では、現在では考えられないような、とても高度な業務までも自動化できます。

業務の自動化で実現する人だけができるクリエイティブな仕事

RPAは、これまで人が対応しなければならなかった業務を、正確かつ高速で遂行してくれます。どのような業種でも、生産性の低い単純業務に多くの時間を取られているのではないでしょうか。この問題を解決できる答えがRPAです。RPAが浸透することで、人は単純で生産性の低い作業から解放され、価値や利益を生み出す課題に取り組めるでしょう。

ロボットはたくさんの業務を自動化できますが、新たな価値を生み出すクリエイティブな仕事までは自動化できません。営業部門であれば、戦略と戦術を熟考して実行することや、たくさんの顧客に会うことが本来の仕事のはずです。人とロボットが調和して働ける環境を作ることが、これからの企業に求められる姿。できる限りRPAを試験的にでも導入し、できる範囲で業務の自動化を試し、デジタルレイバーの力を体感してください。

生産性が劇的に向上!話題のRPAとはなにか

RPAとは「ロボティック・プロセス・オートメーション」の略で、「ロボットによる業務の自動化」のことです。ホワイトカラーの労働者が担っていた、事務や入力作業などをロボットで自動化できるソフトウェア。これまでブルーカラー労働者が担っていた業務は、機械やシステムでオートメーション化されてきましたが、ホワイトカラーではむずかしいとされていました。

その理由はさまざまな帳票・ソフトなどを横断しながらの作業が必要なため、ロボットで自動化するのに複雑過ぎる業務だと考えられていたから。技術の発展とともに、スプレッドシートなどのソフトウェアも進化し、マクロ機能などの搭載で、ある程度の自動化は進みました。

それでも人が操作しなければならない業務は今でも多く、自動化には限界があったのです。ですがRPAは、人が操作するのと同じようにマウスカーソルを動かし、さまざまなアプリケーションを横断しながら業務をこなします。その様子は、まるで本当に人間がパソコンを操作しているようにしか見えません。